Hoe organiseer ik een evenement?

Om een evenement te mogen organiseren waarbij gebruik gemaakt wordt van het openbaar domein in Oostende moet u toestemming hebben van het College van Burgemeester en Schepen. Voor sommige locaties zoals strand en dijk moet u ook toestemming krijgen van een aantal Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap.

Daar de papiermolen in iedere stad anders is kunt u beroep doen op diverse stadsdiensten om u bij te staan in de organisatie van uw evenement. Hieronder vindt u een handleiding om de organisatie van een evenement of activiteit in Oostende van A tot Z in goede banen te leiden.

Bevoegde dienst

Toerisme Oostende vzw staat in voor organisatie en logistieke ondersteuning van evenementen die van toeristisch belang zijn. Dit zowel op sportief, cultureel, muzikaal als amusementsvlak. Met toeristisch belang worden evenementen bedoeld die extra mensen naar Oostende lokken en die verblijfstoerisme, consumptie en/of verkoop genereren.

Voor andere evenementen of activiteiten verwijzen wij u graag door naar andere stadsdiensten: Jeugddienst, Dienst Juridische Zaken, Sportdienst of Cultuurdienst van de Stad Oostende. De Jeugddienst staat in voor de organisatie van activiteiten met als doelgroep de Oostendse Jeugd: Grabbelpas, Velorock, fuiven, …. Wilt u een dijkanimatie organiseren dan kunt u terecht bij de Dienst Juridische Zaken. Voor sportieve evenementen (sportnamiddagen, beheer sporthallen, wandeltochten, …) die eerder op de Oostendse bevolking gericht zijn, kunt u dan weer bij de Sportdienst terecht. Tentoonstellingen, wijkfeesten, culturele manifestaties, … worden georganiseerd en ondersteund door de Cultuurdienst.

Contact opnemen met de bevoegde dienst

U heeft bepaald met welke dienst u dient samen te werken. Het is aangeraden om dan eerst eens contact op te nemen met de bewuste dienst om te weten te komen of de organisatie haalbaar is, of de vooropgestelde datum nog beschikbaar is en hoe er verder gehandeld moet worden. Op deze site vindt u info over de afhandeling van een dossier bij Toerisme Oostende vzw. Dit is de basisprocedure, ieder evenement vraagt een specifieke aanpak.

Toerisme Oostende vzw

Monacoplein 2

Zinnialaan 1

8400 Oostende

Tel.: 059/51.01.76

Fax: 059/50.96.67

Dienst Juridische Zaken

Vindictivelaan 1

8400 Oostende

Tel.: 059/80.55.00

Fax: 059/51.30.65

Koninginnelaan 76

8400 Oostende

Vindictivelaan 1

8400 Oostende

Tel.: 059/80.55.00

Fax: 059/51.68.62

Aanvraag bij Toerisme Oostende vzw

De organisatie van een evenement moet tijdig aangevraagd worden. Voor kleinere dossiers moet uw aanvraag 4 maanden en voor grotere dossiers 8 maanden voor datum toegestuurd worden.. Het is echter beter om het evenement zo vroeg mogelijk aan te vragen. Dan heeft u meer kans dat de datum en het materiaal nog vrij zijn.

Indien u verder werkt met Toerisme Oostende vzw moet u eerst en vooral een officiële aanvraag richten aan het College van Burgemeester en Schepen. Hiervan bezorgt u een kopie aan Toerisme Oostende vzw.

De aanvraag wordt gericht naar volgend adres:

College van Burgemeester en Schepenen

Vindictivelaan 1

8400 Oostende

In de aanvraag moet een gedetailleerde uitleg staan over het evenement: info over de organisator, wanneer, waar, inhoud van het evenement, een volledig overzicht van de nodige logistieke medewerking van de diverse stadsdiensten (vb. tafels, stoelen, planten, elektriciteit, ….), met wie er eventueel samengewerkt wordt, wie de sponsors zijn,… In het Stadhuis wordt het evenement definitief toegekend aan een bepaalde stadsdienst. Bij Toerisme Oostende vzw wordt het dossier toegekend aan een dossierbeheerder. Die zal het verder verloop van het dossier volgen en de nodige aanvragen doen.

Voor evenementen die toeristisch zeer interessant zijn kan Toerisme Oostende vzw eventueel subsidies geven. Deze moeten echter tijdig aangevraagd worden.

Aan de hand van uw aanvraag wordt een overzicht opgesteld van de nodige logistieke steun en vergunningen die verwacht worden van de diverse stadsdiensten. Indien nodig wordt bij Toerisme Oostende vzw een vergadering belegd (al dan niet met de stadsdiensten) om dieper in te gaan op de organisatie van het evenement en de nodige logistieke steun.

Via dit overzicht worden de nodige aanvragen gedaan door de dossierbeheerder.

De dossierbeheerder verzamelt alle adviezen van de diverse diensten en voegt die samen in een collegebesluit. Dit document wordt voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepen. Zij beslist of het evenement plaats mag vinden of niet, of het materiaal geleverd mag worden en of er eventueel aan extra voorwaarden voldaan moet worden.

Nadat het dossier voorgelegd werd aan het College ontvangt u een ontwerpbrief. Deze brief bevestigt officieel of u het evenement mag organiseren of niet, welke logistieke steun u krijgt en aan welke voorschriften u zich moet houden. De inhoud van de brief is identiek aan de beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen. Het is aangewezen een kopie van de brief bij te hebben tijdens het evenement. Als er discussie zou ontstaan over een bepaalde toestemming kunt u de brief als bewijs voorleggen.

Dag van het evenement

Afhankelijk van het nodige materiaal en de planning van de opbouw wordt het materiaal de dag zelf of eerder geleverd. U staat zelf in voor het plaatsen van het materiaal van de stad en het materiaal dat u zelf ter beschikking heeft. Ook voor alles wat op organisatorisch vlak nog moet gebeuren of opgevolgd worden, staat u zelf in.

Als er echter problemen zijn met vergunningen of stadsdiensten kunt u altijd contact opnemen met de dossierbeheerder. Deze is stand-by maar niet noodzakelijk aanwezig op het evenement.

Afhankelijk van de omvang van het evenement wordt een paar weken na het evenement een evaluatievergadering gepland. Hierop wordt besproken wat er verbeterd kan worden aan het evenement (op organisatorisch vlak) maar ook wat zeer vlot verlopen is.

Indien u subsidies krijgt van Toerisme Oostende vzw moet u stavingsdocumenten kunnen voorleggen van de gemaakte kosten. Pas dan kan het bedrag uitbetaald worden.